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コラム公開日：2026.02.19
会議の議事録を作成する目的として、話し合った内容の共有、責任の所在の明確化、決定事項と今後の課題の記録などが挙げられます。目的を達成するための議事録の書き方や、文字起こし＆要約ツールの選定ポイントをまとめました。おすすめの議事録作成ツールとともに紹介します。
議事録の作成は、会議に欠かせないプロセスの1つです。一方で、議事録が十分に活用されず形式的なものになっていたり、作成そのものが負担に感じたりするケースも多いのではないでしょうか。
本記事では、議事録を作成する主な目的や目的を達成するための書き方をわかりやすく解説しています。議事録作成に役立つ文字起こし＆要約ツールの選定ポイントと、議事録作成に役立つおすすめツールも紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
【 目次 】
議事録は会議参加者にとって、話し合われた内容の備忘録や振り返りに活用されます。また、会議に参加できなかったメンバーに対して情報を共有することも重要な役割です。
したがって、議事録には話し合いの結果だけでなく、どのような経緯で決定事項や次回会議の議題が決定したのか、といった点も含めて共有するのが望ましいでしょう。たとえ会議の場に居合わせなかったとしても、話し合いの概要を理解できるように記載することが大切です。
責任の所在を明確にすることも、議事録を作成する重要な目的の1つです。誰がどのような発言をしたのか、誰が意思決定をしたのか、といった点を誰が見てもわかるように記載する必要があります。具体的には、「誰が」という主語を明記するのがポイントです。
こうした記録が明確に残されていることによって、のちのち「言った・言わない」のトラブルに発展したり、何がどこまで決定したのか曖昧になったりするのを防ぐ効果が期待できます。
会議を通じて何がどこまで決定したのか、今後やるべきことの内容や範囲はどう決まったのか、といった点を記録しておくのも議事録の大切な役割といえます。決定事項や課題を後日確認できる状態にしておくことで、やるべきことが順調に進んでいるかどうか確認できるからです。
したがって、議事録の末尾には「決定事項」と「今後の課題」を記載する欄を設けておくのが望ましいでしょう。この欄を迷わず記載できるかどうかは、有意義な話し合いができていたかを見極めるバロメーターにもなり得ます。
議事録を作成する目的を達成するには、どのような書き方をすればよいのでしょうか。議事録を記載する際に意識しておきたい6つのコツを紹介します。
はじめに、会議の目的を明確にした上で議事録の冒頭に記載します。何を決めるために開催された会議なのか、主に何を話し合ったのかを明記しましょう。
会議の目的を明確に記載するには、そもそも会議のゴールを理解していなければなりません。会議開始前にアジェンダなどが配布されている場合は、必ず事前にじっくりと目を通し、会議の目的とゴールをつかんでおくことが大切です。
会議中は、参加者の発言が事実に基づいているのか、発言者自身の考えであるのかを区別しながらメモを取ることが重要です。議事録には事実と意見を明確に分けて記載し、両者が混在することのないよう注意する必要があります。
たとえば、「今期の売上目標を順調に達成しつつある」という発言は、事実に基づいたものです。一方で、「新商品が好評なので、売上が順調に推移しているのではないか」といった発言は、あくまでも参加者の個人的な推測の域を出ていません。こうした判断を働かせながら、参加者の発言を仕分けしていくのがポイントです。
誰がどのような発言をしたのか、明確に記録しておくことも欠かせないポイントです。後から議事録を見直した際に、発言者や発言内容が不明瞭にならないよう注意しましょう。
具体的には、会議中にメモを取る時点で「誰が」「何を」言ったのかを関連付けておくことが重要です。記憶に頼るのではなく確実にメモに残しておくことで、議事録を作成する段階になって迷うことがなくなります。
話し合った内容の要点を簡潔にまとめることも大切です。発言順に時系列で記載すると、後から議事録を見返した際に話し合いの趣旨がぼやけてしまいかねません。参加者が話した言葉をそのまま文字に起こすのではなく、情報を取捨選択して重要度の高い事項を記載しましょう。
会議中には、話の流れから「先ほどの件」「例の商品」といった曖昧な表現が使われることがあります。議事録では必ず具体的な単語に置き換え、会議に参加できなかった人が見た際に何について話しているのか明確に伝わるように工夫することが重要です。
議事録を記載する際には、発言のニュアンスや背景情報を適宜補足しましょう。とくに解釈が分かれやすいと思われる用語や、過去の話し合いを踏まえた発言などは、議事録を読む人によって理解度に差が生じる可能性があるからです。
一例として、会議内で「予算」に関する話題が挙がったとします。会議の場では「予算が懸念される」と話していたとしても、予算の配分を見直す必要があるのか、予算そのものが足りないおそれがあるという意味かによって、発言の趣旨は大きく異なります。なぜ発言者が予算に言及したのか、意図も含めて記載しておくことで誤解や拡大解釈が生じるのを未然に防ぐことが大切です。
会議中の記録と議事録の下書き作成には、文字起こし＆要約ツールの活用をおすすめします。議事録の完成度は、会議の場でいかに正確に漏れなく聞き取り、メモに残すかによって大きく左右されるからです。リアルタイムで音声の文字起こしができ、話し合った内容の要約が可能なツールを活用することで、質の高い議事録を効率良く作成できます。
会議中、メモによる会話の記録に専念する必要がなくなれば、話し合いの流れや発言者の意図をくみ取ることに神経を集中させやすくなるでしょう。結果として、要点が明確に記載されたわかりやすい議事録を作成できる可能性が高まります。
会話の文字起こしや要約が可能なツールは多岐にわたります。ここでは、ツールを選定する際に着目すべきポイントを確認しておきましょう。
音声を文字起こしする機能に加え、他の機能も活用できるかどうか確認しておくことをおすすめします。音声をテキスト化するツールは数多くあるものの、単純な文字起こしでは文字量が膨大になり、後から見返した際に話の流れや趣旨を把握しにくくなりがちです。
発言者ごとに会話を分けられる機能や、文字起こしをした会話の要約機能が備わっているツールであれば、議事録作成ツールとして実用性が高いと考えられます。文字起こし以外の機能についてもチェックしておきましょう。
組織全体でナレッジ共有が可能な仕組みを構築できるかどうかも、確認しておきたいポイントの1つです。チーム単位での情報共有に対応できたとしても、各チームから得られたナレッジを一元管理できなければ、知見やノウハウを組織の資産として活用できないおそれがあります。
とくに拠点が複数ある企業の場合、各拠点で蓄積された知見やノウハウを全社で共有できないのは大きな損失といえます。拠点や部門ごとに得たノウハウを組織のリソースとして活用するためにも、情報の一元管理が可能なツールを選ぶのが得策です。
情報漏えいをはじめとするセキュリティ面の懸念についても、必ず確認しておきましょう。一般的な生成AIサービスなどを活用した場合、本来であれば社外に公開してはならない情報が学習データとして活用されるおそれがあります。会議では社外秘情報が話題にのぼることも想定されることから、セキュリティリスクの度合いを慎重に見極めておかなくてはなりません。
事業利用を想定した専用ツールの中には、通常の生成AIサービスよりも高いセキュリティレベルを実現しているものも少なくありません。議事録作成に活用するなら、こうした事業者向けツールを活用することをおすすめします。
会議の議事録作成をはじめ、会話の資産化に寄与するツール「ナレツグ」の特長を紹介します。
ナレツグは「リアルタイム文字起こし」に対応しています。音声の認識精度は99.5％と高い水準を誇っており、シンプルな操作で誰でも手軽に正確な文字起こしができる点が特長です。
また、対面・オンラインのいずれにも対応していることも強みです。オンライン会議の頻度が高い企業においても、「リアルタイム文字起こし」を簡単に導入できます。
ナレツグには「リアルタイムAIアシスト」が標準搭載されています。会話内容の漏れを補完するほか、会議中の提案にも対応できるため、会話内容をくみ取った適切な回答を得られる点が特長です。
また、会議記録を整理して検索性を向上させられる点も特長の1つです。議事録向けに要約されたデータだけでなく、文字起こしされた状態の元データも含めてナレッジとして活用できます。
事前学習や人によるフィードバックを通じて、AIの回答精度を高められることも大きな特長です。辞書登録やタグ付け、添削・コメントにより、学習データを修正・改善できます。登録されたデータは学習データに即反映されるため、組織や業界に特有の用語や表現に最適化されたAIへと育てていくことが可能です。使い込むほど内容理解や要約の精度が向上し、いっそう効率的に議事録作成を進められるようになるでしょう。
「ナレツグ」は議事録作成以外にも、会話の資産化・進化が求められる多様なシーンに活用できます。具体的な導入メリットを見ていきましょう。
ナレツグは議事録作成をはじめ、商談内容の記録や社員研修、FAQ作成、トークスクリプト生成、採用面接、顧客サポートなどにも活用可能です。たとえば、社員研修で行われた講義の音声を自動で文字起こしをし、要約することによって、教材として活用するといった使い方ができます。
また、コールセンターや顧客サポート窓口に寄せられた問い合わせ内容を蓄積することで、FAQを即時改善することも可能です。従来は人の手で集約する必要があったさまざまなナレッジを、スピーディーに活用できる点が大きなメリットといえます。
ナレツグはチームや部門単位のみでなく、全社規模のナレッジ形成を強力にサポートします。要約前の文字起こしデータそのものが蓄積されていくため、議事録やFAQなどに表れてこない知見やノウハウを無駄なく利用できる点がメリットです。
それぞれのチームや部門で収集されたナレッジは一元管理され、組織の資産となっていきます。資産化されたデータを育てることで、組織全体の「頭脳」として活用できるでしょう。
ナレツグの活用は、経営層やマネジメント層による意思決定の高速化にも寄与します。会議や商談を通じて蓄積されたナレッジを必要なタイミングで抽出できるため、意思決定を下すにあたって社内での確認や関係者へのヒアリングが不要になるからです。
重要な情報を即座に把握できることは、機会損失を回避する上で重要なポイントといえます。特定の担当者しか重要情報を把握していないといった属人化・ブラックボックス化を防げることも、ナレツグを活用するメリットといえます。
商談の成約率アップに貢献することも、ナレツグの強みの1つです。トップセールスの知見や成功パターンを分析・抽出し、再現可能な営業ノウハウとして全社に展開できます。特定の営業担当者に依存した体制から脱却し、組織全体の営業力を高められるでしょう。
組織を持続的に成長させていくには、チームや部門全体の成約率を安定的に向上させていくことが重要です。ナレツグによるナレッジの共有は、各担当者のスキルアップにも寄与するでしょう。
