AIによる議事録作成とは

はじめに、AIによる議事録作成とはどのようなものなのか、できることとメリットを確認しておきましょう。

音声文字起こし機能でメモを代替

音声認識と文字起こし機能が搭載されているツールを活用することで、会議で話し合った内容が自動でテキスト化されます。従来、会議内での会話を聞き逃さないよう、議事録作成担当者がメモを取っていたケースが多いでしょう。この手間が軽減されることによって、全員が議論に集中しやすい環境を整えられます。声の違いも含めて認識可能なツールであれば、誰がどのような発言をしたのかが整理された状態でテキスト化できる点がメリットです。

要約機能で話し合いの内容を取りまとめ

会話をそのまま文字起こしするだけでなく、話の要点を整理して取りまとめる要約機能が備わっているツールもあります。会議終了時点で要約が用意されていれば、議事録作成担当者は最終的な調整や確認を行うだけで議事録を作成できるでしょう。会議の開催から時間を空けずに議事録を共有できるため、参加者の記憶が新鮮なうちに振り返りができます。

AIによる議事録作成のメリット

議事録作成にAIを活用することで、多くの時間を費やしがちな議事録作成が効率化されます。次回の議題検討や決定事項の実行といった、より本質的な活動に注力しやすくなる点が大きなメリットです。

また、担当者によって議事録の完成度がまちまちになるのを防ぐ効果も期待できます。聞き逃しや要点のずれが生じるリスクが回避されることによって、担当者の経験や知識量に依存しない議事録作成が可能になるでしょう。

作成した議事録が十分に活用されない主な原因

AIツールを駆使した議事録作成には多くのメリットがある反面、「議事録を作成しただけ」になってしまうケースも少なくないのが実情です。作成した議事録が十分に活用されない主な原因として、次の3点が挙げられます。

議事録を残す目的が明確になっていない

1つ目の原因として、「なぜ議事録を作成する必要があるのか」が明確になっていない点が挙げられます。会議開催時には議事録を残す、というルールに則って形式的に作成している場合、このような状況に陥りがちです。

結果として、会議後に議事録を関係者向けに配信したきり、具体的な活用方法が確立されていない、といったことになりかねません。議事録作成を効率化するだけでなく、作成した議事録をどう活用するのかも含めて検討しておく必要があるでしょう。

背景情報やニュアンスが読み解きにくい

議事録を一読しただけでは、話し合いの流れや発言のニュアンスが伝わりにくいことも要因の1つです。会議参加者と不参加者の間で情報格差が生じたり、理解度の差が発生したりする原因にもなりかねません。

一方で、会話を文字起こしした状態のデータは冗長になりやすいため、参照しても要旨を捉えにくいことが想定されます。要点を的確にまとめつつ、文字起こしした状態のデータを効率よく検索する仕組みを確立しておく必要があるでしょう。

部門やチーム単位での利用に留まっている

部門やチームといった限られた単位のみでAIが活用されており、全社での情報共有やナレッジ活用に至らないことも想定されます。他部門・他チームにおいても有用な情報が共有されず、AI活用が局所的な効率化のための施策に留まってしまうことになりかねません。

とくに複数の拠点を構えている企業の場合、拠点間でナレッジを共有する仕組みを確立するのが望ましいでしょう。部門やチーム単位に留まらず、AI活用を全社で推進していくための取り組みが求められているのです。

「活用される」議事録の作成・運用方法

では、「作成しただけ」ではなく、実際に「活用される」議事録にするには、どのような点に留意すればよいのでしょうか。具体的な作成・運用方法のコツを紹介します。

検索性を意識して作成する

議事録を作成する段階から、後日検索されることを想定しておくことが重要です。議事録が活用されなくなる原因の1つは、社内サーバーやクラウドストレージに「保存しただけ」に留まっている点にあります。検索性を意識してデータを整理しておかなければなりません。

たとえば、類似トピックにタグ付けをしたり、キーワード単位で関連づけたりすることによって、検索性が向上する効果が期待できます。これにより、経営層やマネジメント層が過去の議事録を参照できるようになるため、スピーディーな意思決定を下しやすくなるでしょう。

文字起こしデータを有効活用する

要約後の議事録で失われがちな背景情報やニュアンスを再現するには、要約後のデータのみを 残すのではなく、話し合いの内容を文字起こしした元データも蓄積していくことをおすすめします。文字起こしデータも検索・参照が可能な状態にしておくことで、必要に応じて詳細な情報を取得できるからです。

ただし、単に文字起こしデータをそのまま保存しておくだけでは検索性が低下しかねません。関連するトピックやキーワードごとに検索できるよう、文字起こしされた情報の意味や発言の趣旨を判別できるツールを活用する必要があります。

全社でのナレッジとして蓄積する

議事録は部門やチーム単位で活用するだけでなく、全社のナレッジとして蓄積していくほうが望ましいでしょう。データを一元管理し、各部門・チームで話し合われた履歴を活用できる状態にする必要があります。

たとえば企画会議であれば、決定した企画内容を参照するだけでなく、話し合いの経緯を踏まえて企画趣旨を把握することにより、いっそう理解が深まるケースは少なくありません。さらに、成功した企画がどのような話し合いを経て決定したのかがモデル化されれば、再現性のあるノウハウとして自社の資産になっていくでしょう。このように、議事録を「記録」として残すだけでなく、「資産化」していくための仕組みを構築することが重要です。

効果的な議事録活用には「ナレツグ」がおすすめ

活用される議事録を作成したい事業者様には、会話を「知識資産」に変えるAIツール「ナレツグ」がおすすめです。ナレツグを議事録作成に取り入れることで、次の効果を得られます。

議事録工数を80％削減

ナレツグの音声認識精度は99.5％と極めて高く、会議中にメモを取る手間が大幅に軽減されます。リアルタイム文字起こし＋リアルタイムAIアシスタントにより、話し合った内容を適切に補足しながら要約できるため、議事録に関する工程の80％を削減可能です。

たとえば、会議中に聞き逃した事項の確認や、取りまとめの時間を短縮できます。従来、議事録作成に要していた時間と労力が軽減されることにより、現場は本来の業務により集中しやすくなるでしょう。

意思決定の高速化に寄与

ナレツグの活用は意思決定の高速化にも寄与します。蓄積されるデータには議事録だけでなく、文字起こしによる詳細な会話内容も含まれている点が大きな特長です。経営層は必要な情報を即座に検索して確認できるため、社内確認やヒアリングが不要になり、迅速な意思決定を実現できます。

AIが生成した情報・内容に誤りや改善すべき点がある場合は、個人単位で修正・フィードバックを行うことで、学習データに即時反映されます。使い込むほどに回答精度が向上し、より的確かつスピーディーな意思決定を下しやすくなるでしょう。

ナレッジ資産の蓄積と持続的進化

ナレツグの学習データは一元管理されるため、全社規模のナレッジ共有にも適しています。フィードバックや用語整備を通じてAIの回答精度・理解度が向上し、ナレッジとしてブラッシュアップされていく点が大きな特長です。さらに、AI育成活動への貢献度がスコア化されるため、従業員が積極的にAIにフィードバックを与えるインセンティブが働きます。このスコアを人事評価にも反映させることで、組織全体にAIを「育てる」文化が浸透しやすくなるでしょう。

日々進化していくナレッジは、他のAIサービスを導入する際の学習データとしても活用できます。AIの導入を検討している事業者様は、会話を知識資産に変えるナレツグを活用してみてはいかがでしょうか。

ナレツグは議事録作成以外の活用シーンにも対応

ナレツグは単なる議事録作成ツールではありません。会話を知識資産に変えるAIであることから、幅広い用途に応用できます。ナレツグの具体的な活用例を見ていきましょう。

オフライン/オンラインに対応

ナレツグはオフラインの会議はもちろんのこと、オンライン会議やウェビナーなどにも活用できます。たとえば、ウェビナーの発表内容を要約して他のメンバーへ共有したり、人材育成のための教材として活用したりすることも可能です。

文字起こし＋要約に留まらず、会議記録が整理された状態で蓄積されていくため、後日検索して必要な情報を素早く見つけられることも大きなメリットです。社内で交わされる会話や新たに得られた知見が自社の知識資産となり、随時増強されていきます。

トップセールスのノウハウ共有に

ナレツグは商談内容の記録にも効果的です。商談で交わされた会話を記録することにより、提案活動の改善に活用できます。トップセールスのノウハウを再現可能な形で組織全体に展開し、成約率の向上に役立てられるでしょう。

たとえば、ナレツグのナレッジ自動生成機能を活用すれば、実際の営業活動で交わされた会話を基にトークスクリプトやヒアリングシートを作成することも可能です。営業活動に関するノウハウが属人化・ブラックボックス化するのを防ぎ、全社で活用できるノウハウとして可視化できる点が大きなメリットです。

コールセンターでのFAQ活用に

コールセンターでの応対内容をナレツグが収集・蓄積することにより、実際のやり取りを踏まえたFAQを生成することも可能です。日々交わされる会話が即時反映されるため、常に最新情報を踏まえたFAQを活用できます。

こうして生成されたFAQは、オペレーター支援にも顧客向けのFAQにも活用できるでしょう。オペレーターの応対精度向上を図りたい事業者様や、顧客の自己解決力を高めるFAQを提供したい事業者様におすすめです。

研修・セミナーの内容共有に

ナレツグを研修やセミナーの内容共有に活用する方法もあります。現地で話された内容を音声として保存するだけで、要点を整理して他メンバーへ即座に共有できるからです。

また、要約だけでなく文字起こしされたデータも学習データとして蓄積されていくため、後日検索して必要な情報を得られることもメリットの1つです。研修やセミナーの内容をその場限りのものにするのではなく、実務で活用できるナレッジとして全社で共有できます。

採用面接の応対記録と公平な評価に

ナレツグを採用面接に取り入れることにより、応募者とのやり取りを面接官の記憶に頼らず記録できます。面接官によって評価にばらつきが生じるのを防ぎ、より公平な評価に基づいて採否を判断しやすくなることがメリットです。

さらに、面接中の会話をその場でメモする必要がなくなるため、応募者とじっくりと向き合えることも大きなメリットです。応募者の話しぶりや表情の変化などに目を配りつつ、自然な対話を重視した面接を実現しやすくなるでしょう。

議事録の効果的な活用を見据えたAI活用を実現しよう

AIを活用した議事録作成は、徐々に普及しつつあります。文字起こしや内容の要約に留まらず、作成した議事録の活用方法まで見据えてツールの導入・運用を進めていくことが重要です。会話を知識資産に変える「ナレツグ」を活用して、議事録作成はもちろんのこと、営業活動や人材育成、顧客サポートといった幅広いシーンにAIを取り入れてみてはいかがでしょうか。