社内情報の一元化とは

そもそも社内情報の「一元化」とは、どのような概念を表しているのでしょうか。一元化しておきたい社内情報の例とともに解説します。

社内情報を集約し一元管理できるようにすること

社内情報の一元化とは、社内に散在する情報を一箇所に集め、適宜利用できるよう整理された状態で保持することを指します。たとえば、ある拠点で培われたノウハウや知見を、別の拠点でも活用できるようにする、といった試みが社内情報の一元化です。

反対に、社内情報が散在しており、連携できていない状態のことを「サイロ化」といいます。情報の一元化は、サイロ化を解消することと同義と捉えてよいでしょう。

一元化しておきたい社内情報の例

一元化しておきたい社内情報の例として、次のものが挙げられます。

・業務マニュアルやトークスクリプトなどの資料
・顧客対応の記録
・過去のトラブル事例
・会議議事録
・人材教育コンテンツ
・これまでに受講したセミナーなどの発表内容

たとえば、営業トークスクリプトが拠点間で共有されていない場合、各拠点のトップセールスに依存した状態で営業活動を進めることになりかねません。拠点間で成果の差が顕著に表れたり、担当者間でスキルの差が埋まらなかったりすることになりがちです。こうした事態を防ぐためにも、上記のような社内情報を一元化しておくのが望ましいでしょう。

社内情報を一元化するメリット

社内情報を一元化することによって、具体的にどのようなメリットを得られるのでしょうか。主な3つのメリットを確認しておきましょう。

検索性の向上

社内情報の検索性が向上することは、一元化によって得られる大きなメリットの1つです。必要な社内情報を素早く見つけられるようになれば、各担当者の記憶や知識量に依存しない業務遂行が可能になります。

検索性が確保されていない場合、そもそも求めている情報が社内に存在するのか、あるとすればどこに保存されているのか、探し当てた情報が最新のものかどうかが不明確になりがちです。これらの要素が理路整然と管理されていれば、社内情報を最大限有効活用できます。

業務の属人化・ブラックボックス化の防止

業務が属人化・ブラックボックス化するリスクを抑制できることもメリットといえます。特定の担当者しか知り得ないことや、通常どのように処理されているのかが不透明なプロセスを減らし、作業を標準化できるからです。

また、誰が担当しても差異が少なく、再現性の高いプロセスを共有できれば、担当者が不在の際にも顧客や取引先を待たせるリスクを軽減できるでしょう。個人的な知見やノウハウを組織の資産に変えていくことで、組織的な対応力を高められます。

業務効率化・生産性向上

社内情報の一元化は、業務効率化や生産性向上にも寄与する取り組みです。必要な情報を探し当てるまでの時間が短縮され、一から調べる・作成するための時間と手間を軽減できます。

また、営業活動や顧客対応においては、効果的なフレーズや切り返しが共有されることも大きなメリットです。応対する担当者によってやり取りの回数に差が生じたり、問い合わせやクレームの発生件数が増加したりするのを防ぐための対策としても効果的でしょう。結果として業務効率が向上し、より重要な業務に集中しやすい環境を整えられます。

社内情報を一元化する際に顕在化しやすい課題

社内情報を一元化する過程では、さまざまな課題に直面する可能性があります。顕在化しやすい課題と有効な対策をあらかじめ把握しておくことが大切です。

情報の収集・集約・展開方法

第一に、社内に散在している情報をどのように収集すればよいのか迷うケースは少なくありません。誰がどのような情報を保有しており、どこにデータがあるのかを特定しなければならないからです。さらに、収集された情報をどのように取りまとめ、社内関係者がアクセスできる状態にするのか、仕組みを検討しておく必要があるでしょう。

音声を随時文字に起こし、話された内容を適切に要約できるツールを活用すれば、商談や電話応対、会議などで得られた知見をナレッジとして効率良く活用可能です。また、検索キーワードに応じてそれらの情報をスムーズに抽出できる仕組みが確立されていれば、集約・展開に関する課題も解消できます。

部門間・拠点間での情報共有

部門や拠点を横断した情報共有の仕組みを確立することも重要なポイントです。チームや部門単位で情報共有ができたとしても、全社で横断的に活用できなければ組織全体のリソースにはなりません。特に全国に拠点のある事業者にとっては、拠点間での情報格差をいかに解消するかが課題となりがちです。

社内情報を一元化するためのツールを活用する際には、部門・拠点単位で導入するのではなく、全社で統一されたツール導入を検討することをおすすめします。クラウド型のツールであれば、ユーザーの所属によらず組織内で情報を共有できるためおすすめです。

業界・組織内に特有の用語への対応

社内情報の共有・一元化に際して課題となりやすいのが、業界や組織で用いられる特有の用語への対応です。一般的なビジネス用語などには対応できたとしても、業界内の専門用語や組織内で用いられている特有の用語には対応できないこともめずらしくありません。結果として、実務においては用語を読み替える必要に迫られるなど、実用性の低い仕組みになってしまう恐れがあります。

ツールによっては、用語の辞書登録や添削・修正に対応可能な機能を備えているものもあります。特にAI搭載ツールに関しては、学習データの修正に技術的な知見を必要としないツールであるかどうかも重要な選定ポイントとなるでしょう。

情報更新に必要な仕組みの確立

情報の更新が手軽にできるかどうかも重要なポイントです。社内情報は随時更新されていくため、最新情報を適時反映させる必要があります。古い情報を参照した結果、適切な対応ができなかったり、誤った業務プロセスが適用されてしまったりするのを防ぐための仕組みを確立しておかなければなりません。

たとえば顧客対応であれば、過去の対応履歴よりも優れた言い回しや表現が確立されることも考えられます。その際には、登録済みの対応履歴を更新し、改善を図れる仕組みになっていることが望ましいでしょう。

社内情報をAIで横断検索できるツール「ナレツグ」の紹介

社内情報を一元化し、AIを駆使して横断検索できるツール「ナレツグ」の特徴を紹介します。情報の収集・集約・展開の各段階で直面しやすい課題を解消する「ナレツグ」の強みは次の5点です。

リアルタイム文字起こし＋リアルタイムAIアシスト

ナレツグにはリアルタイム文字起こし機能と、リアルタイムAIアシスト機能が標準搭載されています。会議や商談、電話対応等で交わされる「会話（音声）」を高精度で文字起こしするほか、AIアシストによる会話内容の要約にも対応可能です。

たとえば、トークの漏れを即座に補ってFAQを提示したり、検索や提案にその場で対応したりできます。単純に「音声を文字に変換する」だけでなく、情報が整理された状態で記録し、実務で活用できるアウトプットを得られることが大きな強みです。

ナレッジ自動生成

ナレツグは収集した情報を基にナレッジを自動生成します。蓄積された情報を横断的に検索できるほか、スクリプトやFAQ、議事録、ヒアリングシートといった用途に合ったアウトプットを短時間で得られる点が大きなメリットです。

たとえばコールセンターで活用した場合、単に会話を「記録」するのではなく、優れた対応例を即座に表示し、対応品質を高めるといった活用方法が想定されます。断片的な情報の蓄積に留まらず、将来的な「資産化」を見越して運用できることが大きな特徴です。

チームや部門を超えた全社活用に対応

ナレツグによって一元化された情報は、拠点や部門の違いを超えて活用できます。ある拠点内で蓄積されたナレッジを、別エリアの拠点にて活用するといったこともスムーズに実現可能です。

この仕組みによって、局所的なAI導入に留まることなく、社内情報を横断検索できる仕組みを構築できます。チームや部門を超えた全社でのAI活用を想定している事業者様は、まず小規模チームから導入し、徐々に適用範囲を広げていくとよいでしょう。

対話によるAIの進化（特許技術 第7514575号）

ナレツグは、ユーザーとの対話を通じてAIを進化させていく技術で特許を取得しています。現場のフィードバックを即時反映し、AIの学習データが更新されていくため、使い込むほどに回答の精度が向上する点が大きな特徴です。

たとえば、商談での会話を元に生成されたトークスクリプトをトップセールスが確認し、表現の修正や補足を行うことも可能です。これにより、トークスクリプトの精度をさらに高められるでしょう。最新情報の反映など、情報の更新に関しても専門知識がなくても運用しやすい設計のため、部門や職種を問わずAIの進化に貢献できます。

対話によるAAI育成活動のスコア化（特許技術 第7514576号）

AIの育成活動をスコア化する技術にも特許技術が活用されています。AIが学習データ更新に有効なフィードバックを行った履歴がスコア化され、貢献度が可視化される仕組みです。一例として、人事評価にこのスコアを連携させることで、AI育成活動に対するインセンティブがもたらされます。

AIを鍛え、精度を高められる仕組みが備わっていたとしても、各自がノウハウを組織内に展開するメリットを感じられなければ、共有化が進まない恐れがあります。AI育成活動の成果が人事評価に反映される仕組みを確立することで、全社でノウハウを共有する気運を高められる点が大きなメリットです。

会話資産化AIツ情報の一元化は「横断検索」の可否がポイント

情報の一元化には、社内に散在する情報をいかに収集・集約・展開するかという課題が付き物です。特に組織内で情報を横断検索できる仕組みを整備できるかどうかが、知見やノウハウの共有化を成功させるための鍵となります。

会話を資産化し、横断検索によって適宜必要な情報を活用できるナレツグを活用して、社内情報の一元化を実現してみてはいかがでしょうか。まずはチームや部門単位でナレツグを導入し、部門間のナレッジ統合を図っていくことで、全社での継続的なAI活用へとスムーズにつなげられます。知識資産を組織のリソースとして有効活用したい事業者様は、ぜひナレツグの活用をご検討ください。